O departamento pessoal é uma das áreas de negócios com maior demanda de uma boa Gestão de Documentos e que pode alcançar os maiores benefícios, com a implementação de uma gestão eficiente. Entenda os cinco principais benefícios do GED na gestão de departamento pessoal.
Gerenciar uma companhia, independentemente do porte, é muito mais do que apenas oferecer serviços, produtos ou experiências aos clientes. Principalmente no Brasil, é também um exercício de constante organização e arranjos burocráticos, entendendo prontamente que não há como garantir fluidez nos processos diários ou extraordinários sem que a gestão de documentos esteja completamente em dia.
Para compreendermos melhor quão essencial é a GED, basta conferir esses cinco benefícios diretamente ligados a ela:
Tempo
Atuando como um gestor ou empreendedor, você já deve ter bem cristalina em sua consciência a importância do tempo e sua conexão com o resultado final, com a rentabilidade de uma companhia. Quando a Gestão Eletrônica de Documentos é eficiente e potencializada, pulamos inúmeras etapas que deveríamos seguir no caso de contar apenas com a “papelada”.
Documentos previdenciários, trabalhistas, relativos ao Fundo de Garantia, cadastros gerais, termos de rescisões, recibos de férias, 13º salário, enfim, não estamos exagerando ao afirmar que o departamento pessoal exige bastante daqueles que estão encarregados de fazer a separação da documentação e, acho que dá para perceber o quão demorado pode ser o processo.
Organização
Isso tudo porque os programas específicos de GED viabilizam o acesso de forma digital, contando com a necessidade básica de acesso à internet. Aquela lentidão que poderia tomar conta de um ambiente de trabalho por conta das etapas de busca por um documento ou outro é inexistente quando precisamos apenas de alguns cliques para acessá-los.
Softwares criados especialmente para organizar e transformar o Workflow em qualquer empresa têm a capacidade de aumentar exponencialmente a produtividade do setor responsável pelo departamento pessoal, como já informado, quase sempre o setor que mais exige documentos em praticamente qualquer modelo de negócio.
Confiabilidade e Preservação
Papéis, pastas e armários formam uma combinação bem “perigosa” em escritórios por todo o País. Inúmeros fatores e situações podem culminar em documentos perdidos em alguma gaveta que não deveria ser o seu destino final, causando no mínimo uma confusão no setor.
Com a uma boa solução de GED (transformação do físico para o digital) e o direcionamento correto para as pastas pré-definidas no sistema, podemos garantir que o documento esteja sempre lá. A partir disso, segurança, backup dos arquivos, e compartilhamentos seguros em nuvens, para que o acesso possa ser realizado de outros dispositivos, é apenas um passo.
Da mesma forma que mantemos os documentos acessíveis, ao digitalizá-los e organizá-los, não corremos o risco de acabar destruindo um deles de forma precoce, por achar que não será mais necessário fazer mais uso. Além disso, a degradação natural, ou mesmo por conta de acidentes, é um fator inexistente, contanto que você realize os procedimentos digitais de segurança de arquivos, sempre bom lembrar.
Espaço
Economizar espaço através da GED é um notável benefício para qualquer companhia, pois o que antes estaria sendo distribuído por prédios, salas e móveis na empresa, se tornam apenas bits armazenados em servidores na nuvem, que liberam espaço para o negócio, mantendo o ambiente muito mais salubre e agradável a todos os funcionários.
Custo
Espaços menores também significam aluguéis menos elevados, transformando a economia de espaço também em retorno financeiro. O mesmo vale para funcionários especializados e designados apenas para manter, organizar e recuperar esses documentos. No caso de um software profissional de GED, só é necessária uma noção básica de computação, nada mais.
O custo-benefício do Enterprise Document Manegement, ou melhor, da Gestão Eletrônica de Documentos de um departamento pessoal é real e importantíssimo para a prosperidade financeira de um empreendimento, como se não bastassem todos os outros benefícios já listados.
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Este artigo foi escrito por2safe