Lidar com quantidades enormes de documentos pode acarretar em algumas complicações. Veja quais são os riscos mais recorrentes na gestão documental.
Operações documentais em larga escala são sempre complexas, ainda mais se tivermos de trabalhar com um departamento pessoal enxuto (como na maioria das empresas), sem pessoal o suficiente para lidar com toda a demanda de uma companhia. Quando o arquivamento de toda essa documentação é físico, potencializamos as chances de sairmos prejudicados por um desses cinco riscos iminentes.
Registros inadequados
Manter documentos que já não condizem mais com a rotina da empresa podem “engarrafar” ainda mais os processos de busca, assim como deixar aqueles que podem vir a ser utilizados escondidos. Por exemplo, se uma empresa roda bastante o quadro de funcionários, deve manter os documentos em condições de serem reutilizados quando necessário.
Enquanto isso, todos aqueles que já caducaram devem ser destruídos, de preferência. Para elaborar uma operação saudável à empresa de forma manual, é mais do que recomendado criar um calendário que norteie todas as ações. No caso de manter registros que já deveriam estar no lixo, uma multa pode ser aplicada à sua companhia, ou seja, muita atenção a isso.
Centralização
Uma política de gerenciamento documental que fica nas costas de uma equipe diminuta pode acabar significando uma centralização desnecessária de acesso a informações, muitas delas do interesse e responsabilidade de tantos outros funcionários. A agilidade no processo, dessa forma, é comprometida, assim como a segurança.
Violação
Há documentos que não podem ser compartilhados, de acesso restrito e, ao mantermos eles em salas e armários, estamos automaticamente possibilitando a chance de que indivíduos mal-intencionados encontrem esse conteúdo.
Salas trancadas e um sistema de registros daqueles que puderam checar esses documentos são essenciais, já que não podemos assegurar que ninguém tomará a iniciativa de procurar por esses papéis sem a autorização necessária para isso.
Documentos perdidos
Talvez o risco mais natural na gestão documental por parte do pessoal de recursos humanos. Nesse caso, a complicação é mais comum em setores grandes, com trâmites e operações que passam por muitas mãos, principalmente quando a equipe ainda está se conhecendo e, automaticamente, se familiarizando às etapas e procedimentos.
Perder determinados tipos de documentos pode acarretar em problemas gravíssimos para uma empresa, por isso, nem pense em negligenciar o cuidado com essa fase da gestão, investindo em treinamento e tecnologia suficiente para manter tudo ajustado e organizado.
Riscos econômicos
Podemos somar outros riscos econômicos ao das multas aplicadas por manutenção de registros inadequados. Funcionários “extras” que cuidam do armazenamento e manutenção documental, logística para entregá-los em contadores ou outras entidades/estabelecimentos, o próprio uso incessante de papel, tudo isso exige altas despesas.
Como evitar que esses riscos assolem o RH de minha empresa?
Contar com um programa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é o modelo ideal de procedimento a ser adotado por uma companhia séria e profissional. Devemos manter muitos deles fisicamente, de fato, já que a legislação brasileira ainda não aceita uma digitalização completa dos registros, mas é possível dinamizar e muito a situação.
Registros já ultrapassados, comunicação centralizada e lenta, gastos dispensáveis, documentos extraviados, nada disso é um risco quando entramos de vez no século XXI, com uma gestão documental de acordo com o nível tecnológico atingido.
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Este artigo foi escrito por2safe