Descubra agora porque uma boa aplicação de GED é fundamental para o desenvolvimento de qualquer empreendimento
Burocracia trabalhista nunca foi um assunto simples, mesmo para os empreendedores. Conciliar os processos naturais de um negócio e seus prazos sempre foi tarefa para especialistas, mas o avanço tecnológico chegou para agilizar e simplificar inúmeros procedimentos, entre eles, o gerenciamento de toda documentação legal de qualquer empresa.
GED
A sigla GED reduz o termo Gerenciamento Eletrônico de Documentos, tradução não literal para Enterprise Document Management (EDM), que vem alterando a rotina e as ações que empresas de todos os tamanhos tomam para ajustar e dar conta da infindável documentação necessária para manter uma equipe de funcionários, além de outros processos de verificação de conteúdo digital.
Ou seja, começamos com o que é originalmente chamado de Document Imaging, isso é, a etapa inicial de transformar materiais físicos em digitais, possibilitando assim a fase seguinte, de Workflow, que é basicamente o fluxo do trabalho de certificação, verificação, recuperação e documentos. Enfim, tudo o que seria necessário fazer fisicamente, mas com a facilidade, agilidade e segurança que o computador pode proporcionar.
Por que você deveria usar em sua empresa?
São muitos os benefícios e vantagens de contar com um sistema profissional de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Na verdade, se o projeto é crescer e fazer de sua empresa uma referência, ou buscar voos ainda mais altos, é incompatível manter espaços e pessoas dedicadas apenas a isso, desperdiçando dinheiro e, principalmente, tempo na realização desses processos.
Autorização e validação de notas fiscais, organização dos documentos trabalhistas de todos os funcionários, a minimização de risco com multas e penalidades por conta de atrasos ou esquecimento de pagamentos, a logística de documentos e os processos de contratação e demissão de pessoas, são uma pequena lista de vantagens no uso do GED.
Custo mais baixo
Quando falamos em processos e rotina empresarial, é certo que há de se considerar os custos de cada operação, já que pouco adianta contar com determinadas funcionalidades se a margem de lucro é reduzida.
No caso dos softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ela é barateada consideravelmente, já que custos com transporte, profissionais para fazer a checagem dos arquivos e com o espaço necessário para mantê-los passam a ser inexistentes, enquanto é necessário apenas adquirir o software com a empresa, já que a expertise computacional para fazer uso do sistema não é nada complexa.
Para melhorar, as empresas responsáveis pela produção desses softwares fazem avaliações e diagnósticos para cada empresa, levando em conta necessidades específicas para cada uma delas. O serviço oferecido não é engessado, mas adaptável de acordo com o tamanho da contratante.
Garantindo uma armazenagem e a distribuição segura através da internet para todos aqueles que devem ter acesso ao conteúdo, basta digitalizar ou tirar uma foto
do documento para que ele seja inserido no banco de arquivos que podem ser consultados sempre que for necessário.
Modernização
Como você pode perceber, não falamos apenas de um luxo ou mordomia que você pode implantar no negócio, mas de uma transição natural ao novo formato de trabalho, que cedo ou tarde alcançará todas os modelos de empreendimento, principalmente quando a legislação nacional passar a aceitar de vez documentos digitalizados como originais, através de alguns modelos de legitimidade.
Basta uma consulta rápida para conceber o fato de que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma realidade, que quanto antes implantada em seu ambiente de trabalho, maior a produtividade e a rentabilidade do empreendimento.
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Este artigo foi escrito por2safe