Alguns problemas na gestão documental empresarial podem trazer prejuízos a curto, médio e longo prazo.

Leis e determinações legislativas, assim como custos encarecidos e de processos gerais podem fazer com que a gestão documental de uma companhia saia muito mais onerosa do que o necessário. De fato, um planejamento mal feito nesse setor pode dificultar o andamento de tudo aquilo que foi traçado para a empresa.

Que organizar a documentação é uma etapa obrigatória dentro de uma empresa, disso todos sabemos, mas não é sempre que estudamos e criamos consciência de todo o prejuízo que pode trazer para a administração de uma empresa.

Atendimento à Legislação (compliance)

Para começar, devemos destacar que, obrigatoriamente, as empresas precisam manter por até dois anos os documentos trabalhistas de funcionários que já não constam mais entre os contratos válidos, isso de acordo com o artigo 11 da Consolidação das Leis de Trabalho, também do segundo artigo 7º da Constituição Federal. Mas em alguns casos documentos devem ser guardados por até 20 anos.

 

Além disso, registros de outras naturezas devem ser apagadas antes de um prazo determinado, para que multas não sejam aplicadas. O papel do RH da empresa é vital para que essas normas sejam seguidas, minimizando qualquer tipo de prejuízo não previsto. Tudo isso significa que o trabalho de verificação e consulta deve ser incessante e, prioritariamente, rápido e eficiente.

Já podemos então sinalizar como a melhor forma atual de manutenção de registros, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, com aproveitamento total da tecnologia para consultar e elaborar agendas na web, facilitando o acesso e evitando as multas que podem pesar no orçamento empresarial.

 

Custos advocatícios e indenizatórios

Além disso, em uma eventual ação trabalhista, a montagem de um processo documental em uma empresa sem a devida gestão de documento pode incorrer em custos adicionais dos advogados e em caso da ausência dos documentos, ocasionados por perda ou extravio, pode gerar pesadas multas ou indenizações de autores das ações.

Softwares completos e criados para descentralizar o contato com esses registros são o que de mais moderno há nessa área, liberando espaços no escritório e valores que podem e devem ser investidos em outros setores e iniciativas. Nos armários, apenas o essencial para que tais penalidades não sejam aplicadas.

Espaço físico

Seções de documentos e armários ocupam espaço, devemos sempre lembrar, que por sua vez, custam dinheiro. Não entraremos no mérito da inflação imobiliária em determinados centros do País, apenas salientar o fato de que o valor do aluguel é mais barato, quando pensamos em uma sala a menos, por exemplo.

O custo com o papel também deve ser contabilizado, por mais que achemos que não, assim como outras operações básicas de manutenção, ou mesmo a logística necessária para enviar materiais para outras bases.

Como já alertamos, o valor de procedimentos básicos é reduzido a zero, que é exatamente o que acontece quando mandamos um e-mail, por exemplo, diferente do que aconteceria no caso de chamar um motoboy para realizar entregas nem tão importantes assim, nada que o correio eletrônico não pudesse resolver.

 

Salários  

Boa parte da economia que podemos colocar em prática ao contar com um programa especializado e integrado parte do alívio em salários para funcionários contratados apenas para tomar conta e organizar toda essa gerência documental.

Com uma noção básica nas engrenagens computacionais é mais do que possível estabelecer uma rotina produtiva em meio a toda a papelada, agora digitalizada.

Lembrando também que a manutenção do sistema fica por conta da empresa criadora do software, que pode elaborar o programa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos de acordo com as necessidades de cada cliente, por custos infinitamente menores do que o necessário para manter ao menos um funcionário, isso sem contar as incidências de multas e os outros custos já citados.

Manter uma gestão documental equivocada e atrapalhada é o primeiro passo para se colocar em complicações judiciais ainda maiores, por isso, é primordial que a sua empresa usufrua de toda a expertise das criadoras de softwares para desafogar toda a equipe de RH, entregando tempo para que eles cumpram funções tão ou mais importantes para todos os outros setores da companhia.

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Este artigo foi escrito por2safe