Na era do conhecimento um dos maiores desafios que todas as empresas encontram no ambiente de negócios, sem dúvidas, é a gestão de pessoas; pois na maioria das empresas elas são o principal ativo organizacional e o fator decisivo na competividade e inovação.
No Brasil a gestão de pessoas ainda é mais complicada que em outros lugares do mundo, pois justiça do trabalho e legislação trabalhista exige das empresas dezenas de processos relacionados ao famoso departamento pessoal que vão desde a contratação, controle de registros e até a demissão.
Essa infinidade de processos estão, em sua grande maioria, repletos de papeis, documentos, guias, entre outros, que fazem as áreas de RH de muitas empresas se tornarem verdadeiros depósitos de papeis, consumindo grande espaço físico e todos os custos relacionados ao mesmo, sem falar da logística de todos esses documentos para catalogação, processamento e transporte entre filiais e matriz.
E apenas para ilustrar alguns exemplos, veja a lista de documentos por processos:
- Contratação: Exames admissionais, comprovantes de endereços, documentos do funcionário e dos dependentes, entre outros.
- Controle mensal: Contracheques, guias da previdência, exames periódicos, recibos de transporte, recibos de férias, atestados médicos e muito mais;
- Demissão: Exames demissionais, acerto, recibos de pagamentos, guias da previdência, comprovantes de transferência, entre outros.
Na prática, gerenciar prazos, validade e responsáveis por todos esses processos e ainda manusear, processar e gerenciar todos esses documentos exige uma quantidade grande de pessoas qualificadas, para que não haja erros ou perdas; pois em uma eventual demanda judicial a falta de documentos pode incorrer em prejuízos totalmente inesperados.
E é nesse cenário caótico para muitas empresas que as soluções de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – aparecem como verdadeiras “salvadoras da pátria”.
As melhores soluções não se restringem a digitalização e guarda de documentos, mas se propõem a controlar todas as etapas dos processos, possibilitando:
Na captura:
- Múltiplas entradas: como scanner, dispositivos móveis, arquivos digitais, impressoras de pdf, entre outros.
- Indexação: indexação contextual (no processo), semântica (palavra chave), taxonômica (pastas), baseada em chaves (CPF/CNPJ)
- Logística: em segundos o documento pode atravessar o país ou o mundo e chegar ao setor responsável pelo processamento;
No processamento:
- Workflow: controle de atividades relacionadas a cada documento e envolvendo o setor ou a pessoa responsável;
- Busca: rápida e baseada em palavras chaves, processos, CPF/CNPJ, nome e até em termos que estão dentro do arquivo;
- Gestão de validade de arquivos: quando um exame está prestes a vencer, por exemplo, o Departamento Pessoal é alertado para agendar a renovação
Gestão e monitoramento:
- Gestão visual: as melhores ferramentas do mercado permitem que gestores administrativos monitorem, através de indicadores, apenas os processos que não estão em conformidade com o esperado;
- Processos integrados: todos os processos podem ser integrados ao sistema de gestão da empresa e garantir que a informação gere produtividade para equipe;
- Dossiês: em uma eventual demanda judicial, todos os processos e documentos são organizados na forma de dossiês. Em segundos o advogado da causa terá todos os documentos relacionados à demanda sem que para isso o trabalho rotineiro da equipe pare para execução dessa tarefa.
Se sua empresa gasta muito tempo, dinheiro e equipe para gerenciar processos e documentos relacionados à gestão de pessoas, pode ser que vocês estejam perdendo competividade e lucratividade sem perceber.
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Um abraço e até a próxima.
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Este artigo foi escrito por2safe